Persondataforordningen
Hvad er persondataforordningen?
Persondataforordningen er et EU regulativ, som har til formål at beskytte personer i forbindelse med behandling af personoplysninger. Det træder i kraft den 25. maj 2018. Foreninger er også underlagt persondataforordningen.
I praksis betyder det, at Roklubben Skjold skal beskrive og oplyse hvilke persondata der indsamles, opbevares og hvad de anvendes til, samt hvem der har adgang til oplysningerne. Desuden skal man oplyse hvilke data man videregiver til 3. part. Disse oplysninger er samlet i “Vilkår for medlemskab”, som er tilgængelige ved indmeldelse og på Roklubben Skjolds hjemmeside.
For medlemmerne betyder det, udover oplysningerne i “Vilkår for medlemskab”, at et medlem har ret til at få udleveret og slettet sine persondata, hvis grundlaget for opbevaringen og anvendelsen ikke længere er til stede.
Dataansvarlig i Roklubben Skjold
Den dataansvarlige i Roklubben Skjold er formanden, der kan kontaktes på formand@roklubbenskjold.dk
Personhenførbare data i Roklubben Skjold
Roklubben Skjold indsamler, opbevarer og anvender oplysninger om medlemmerne i forhold til medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, deltagelse i klubbens aktiviteter og opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven. Følgende oplysninger indsamles: Navn, adresse, fødselsdato, køn, telefonnummer, mail-adresse og indmeldelsesdato. Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles kontaktoplysninger om forældrene.
For ansatte opbevares og anvendes herudover oplysninger i forhold til lønudbetaling, skatteopkrævning, herunder cpr.nr. og kontooplysninger.
For personer, som arbejder med børn under 15 år indsamles, opbevares og anvendes herudover oplysninger om børneattester, herunder cpr-nr. I forbindelse med adgang til klubhuset i Svanemøllehavnen indsamles, opbevares og anvendes følgende oplysninger: Nummer på nøglebrik samt log over adgang til klubhus.
I forbindelse med deltagelse i aktiviteter, f.eks. træning, turneringer og sociale arrangementer indsamler, opbevarer og anvender Roklubben Skjold følgende oplysninger: Deltagergebyr og aktivitetsoplysninger.
På Roklubben Skjolds hjemmeside indsamles der ikke personhenførbare data, men kun anonyme besøgsstatistikker.
Billeder
Roklubben Skjold indsamler, opbevarer og anvender billeder, der er taget i forbindelse med Roklubben Skjolds aktiviteter under skyldig hensyn til de ophavsretslige regler. Klubhuset og udendørsarealerne er et offentligt område, hvilket betyder, at alle kan tage billeder på udendørsarealerne samt i klublokalet, men ikke i omklædningsrummene. Roklubben Skjold følger DIF’s anvisninger vedr. offentliggørelse af billeder:
“Nogle billeder må offentliggøres på foreningens hjemmeside, andre må ikke. Almindelige situationsbilleder fra idrætsaktiviteterne og fra foreningens sociale liv kan som udgangspunkt frit lægges på hjemmesiden. Også selv om de enkelte personer kan genkendes. Men hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, kræver offentliggørelsen samtykke. Det kan f.eks. være tilfældet med billeder fra en klubfest, hvor to personer kysser hinanden. I nogle idrætsgrene skal I være tilbageholdende med og måske helt undgå at offentliggøre billeder af børn.”
Opbevaring og adgang til personhenførbare data og billeder
De personhenførbare oplysninger opbevares i Roklubben Skjolds administrative systemer, der leveres og hostes af Winkas og Rokort. Medlemmerne har i Rokort adgang til egne data. Roklubben Skjolds bestyrelse har adgang til alle medlemmers data. Dog er det kun Roklubben Skjolds kasserer, den medlemsansvarlige og de generalforsamlingsvalgte revisorer, der har adgang til cpr. numre og kontonumre.
Kontaktoplysninger på frivillige ledere, trænere m.fl., samt billeder er offentligt tilgængelige på Roklubben Skjolds hjemmeside og i klubbladet Rosport.
Medlemmernes kontaktoplysninger er tilgængelige for medlemmerne i Rokort efter login.
Der er indgået databehandleraftaler med hhv. Winkas og Rokort.
Videregivelse af personhenførbare data
I forbindelse med ansøgning om tilskud til f.eks. kurser, videregives kontaktoplysninger til Københavns Kommune.
Roklubben Skjold indhenter lovpligtige børneattester på personer, der arbejder med børn under 15 år.
Medlemmernes ret til at få slettet persondata
Personhenførbare data kan opdeles i tre hovegrupper:
- Billeder
Billeder, der er taget på offentlige områder kan ikke kræves slettet.
Billeder, hvor der er givet samtykke til anvendelse til et bestemt formål, kan ikke kræves slettet, men må ikke anvendes til andre formål. - Persondata
Disse data vil sædvanligvis være omfattet af bogføringsloven og kan slettes efter 5 år. - Adgangslog til klubhus. Disse data vil sædvanligvis kunne slettes efter et år
Et medlem, der ønsker sine persondata slettet, kan sende en anmodning til formand@roklubbenskjold.dk
Medlemmer kan selv logge ind i Rokort og se deres persondata og registrerede data om roture.
Historiske data har medlemmerne ikke ret til at få slettet. Det drejer sig f.eks om tildeling af pokaler og hædersbevisninger og hverv i klubben. Historiske data vil kun gemmes med begrænsede personhenførbare data, f.eks. navn, årstal, række, resultat og billede.
Yderligere oplysninger
Europa-Parlamentet og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger:
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31995L0046:DA:HTML
Den danske betænkning:
Datatilsynets vejledninger:
https://www.datatilsynet.dk/vejledninger/vejledninger-databeskyttelsesforordningen/
Foreningsvejledning:
DIF og DGI’s vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger